Because we can ‒ Mitä arvokisojen järjestäminen vaatii?

Vuosi sitten judon nuorten EM-kisakoneiston ydin kävi kierroksilla. Kisasuunnitelmia tarkennettiin, hankintoja tehtiin, vapaaehtoisten listaa täydennettiin. Sähköposteja, whatsapp -viestejä ja puhelinsoittoja kulki ruuhkaksi asti Euroopan Judo Unionin (EJU:n), yhteistyökumppaneiden ja tapahtumaa järjestävän Tikkurilan Judokat ry:n kisajohtoryhmän välillä. Tässä artikkelissa valotetaan taustoja sille, mitä arvokisojen järjestäminen edellyttää.

 
15.6.2020

Nuorten EM-kisojen järjestäminen oli lähes kolmen vuoden projekti

Arvokisan järjestäminen on pitkäjänteistä työtä. Hakuasiakirja lähetettiin EJU:lle maaliskuussa 2017. Seitsemän sivuinen asiakirja on määrämuotoinen. Sitä täydensi 5 liitettä. Lausunnot tarvitaan mm. Olympiakomitealta, opetus- ja kulttuuriministeriöltä ja kaupungilta. Hakemuksessa kuvataan esimerkiksi järjestäjän motivaatiota, olosuhteita ja kansallista urheilupolitiikkaa. Kisapaikat ja hotellit nimetään matkareitteineen ja ruokailumahdollisuuksineen.

Alustavat neuvottelut ja aiesopimukset tehdään tärkeimpien kumppaneiden, kuten kaupungin ja hotellien kanssa ennen hakuasiakirjan lähettämistä. Päätösten tueksi pitää rakentaa myös ensimmäinen luonnos budjetista.

Hyvä hallinnointi on onnistumisen avain

Vaikka suunnittelu, seuranta ja paperityöt ylipäätään ovat muun tekemisen rinnalla melko tylsiä aiheita, niiden laiminlyönti kostautuu nopeasti. Toki toiminta ei saa olla liian byrokraattista. Suunnitelmia voi ja pitää tarkentaa ja tarvittaessa muuttaa matkan varrella, jopa aivan tapahtuman kynnyksellä.

Jotta tapahtuman järjestäminen ei lamauttaisi perustoimintaa, ratkaisimme tilanteen siten, että seuran hallitus nimitti erillisen EM-johtoryhmän. Johtoryhmän jäsenten valinta tehtiin projektin alkuvaiheessa, koska he osallistuvat suunnitteluun.

Vastuualueita oli viisi:  accreditation&accommodation&transport,  officers&ceremonies&first aid, venue&infrastructure&security, marketing ja hallinto.  Kunkin alueen vastuuhenkilö ja hänen varahenkilönsä huolehtivat oman alueensa suunnittelusta, sopimuksista kumppaneiden kanssa sekä vapaaehtoisten rekrytoinnista ja koulutuksesta. Johtoryhmän kokouksissa vedettiin suunnitelmia yhteen, hyväksyttiin sopimukset ja varmistettiin, että juna kulkee samaan suuntaan. Merkittävimmät sopimukset vietiin päätettäväksi seuran hallitukselle.

Tarjouspyynnöt ja sopimukset pitää tehdä huolella

Kisan liikevaihto oli 500 000 €, josta majoituksen ja ruokailujen osuus oli 70 %. Tästä voi päätellä, miten tärkeää on tehdä sopimukset huolella. Toimimme kolmen S-ryhmän hotellin lisäksi kahdessa muussa hotellissa. Jokaisen hotellin kanssa neuvottelimme useasti ja hioimme lukuisia yksityiskohtia. Sama huolellisuus pätee muun muassa kuljetuspalvelusopimuksiin.

Kaupungilla on keskeinen rooli

Merkittävin kumppani oli Vantaan kaupunki, joka tuki seuraa kisan infrastruktuurissa ja markkinoinnissa. Kisaorganisaatiolla ja kaupungilla oli 20 hengen yhteistyöryhmä. Se kokoontui viimeisen järjestelyvuoden aikana lähes kuukausittain. Toimivuuden varmistamiseksi kävimme kokouksissa läpi useimmat osa-alueet tilavarauksista ja rakentamisesta turvallisuuteen ja siivouspalveluihin. Yhteistyöryhmää johti kaupungin liikuntatoimenjohtaja.

Maksuvalmiutta pitää suunnitella ja seurata

Budjettia haasteellisempaa on hallinnoida maksuvalmiutta, sillä tapahtumaan liittyviä kuluja alkaa tulla heti, kun järjestämisen hakupäätös tehdään. Tuloja sen sijaan alkaa tulla vasta muutama kuukausi ennen tapahtumaa. Tästä syystä kumppanuuksiin liittyvät maksuaikataulut on laadittava yhteistyössä.

Johtuen erilaisista ennakkomaksuista ja investoinneista hankkeeseen ei voi lähteä, jos kassatilanne tai oma pääoma on heikko. Seuramme otti mahdollisia investointeja varten kaksi luottokorttia, mutta kassanhallinta onnistui siinä määrin hyvin, että luottoa ei lopulta tarvinnut käyttää.

Muista kiittää

170 vapaaehtoisten joukko teki pyyteetöntä työtä monta pitkää päivää. Ydinjoukko teki töitä lähes kolme vuotta. Koko kisaorganisaatio venyi hienosti. Kiitimme nuorimpia toimijoita järjestämällä tapahtuman päätöstilaisuuden joulukuussa 2019. Aikuiset saivat kiitosta Suomen Urheilugaalan yhteydessä pidetyssä EM-päätöstilaisuudessa. Kaikki vapaaehtoiset saivat mm. EJU:n puheenjohtajan allekirjoittaman diplomin.  Vantaan kaupunki kiitti seuraa palkitsemalla EM-tapahtuman Vantaan vuoden 2019 Urheilutekona. EJU kiitti seuraa hyvällä raportilla: tapahtuma sai tiukassa arvioinnissa huippupisteet.

Kiitän kisan onnistumiseen vaikuttaneita vapaaehtoisia toimijoita edelleen tänään. He tekivät suuren työn urheilun, judon, yhteistyökumppaneidemme ja oman seuran eteen. Kiitos kuuluu myös Suomen hienolle joukkueelle, tapahtumaan eläytyneille katsojille ja yhteistyökumppaneille.

Uskon, että moni EM -talkoolainen on oivaltanut, miten hieno oppimismatka suuren kansainvälisen tapahtuman järjestelykoneistoon osallistuminen on. Sitä me erityisesti haluamme tarjota harrastajillemme. Se on osa judokan polkua.  Se on meillä yksi yhteisöllisyyden peruskivistä.

Luomme merkitystä ‒ suosittelen kaikille seuroille.

Judo – more than sport

Tikkurilan Judokat ry
Erkki Kokkonen
puheenjohtaja

Johtoryhmä:

  • Accreditation & Accommodation&Transport:  Teija Meling ja Salla-Serena Louhi
  • Officers&First Aid&Ceremonies: Marita Kokkonen ja Juho Kuusela-Opas
  • Venue&Infrastructure&Security: Antti Hänninen ja Jorma Lehtikangas
  • Marketing: Johanna Ylinen
  • Management: Esa Niemi, Miikka Neuvonen, Juha Turunen ja Erkki Kokkonen
  • Asiantuntijat: Tero Partanen ja Tapio Mäki

Linkki EJU:n kuvagalleriaan: https://www.eju.net/detail-gallery/4081?limit=10&offset=0&date=2019-09

Highlights-video: https://urly.fi/1FJF

 

Kirjoittaja

Erkki Kokkonen